Een personeelsfeest organiseren lijkt simpel tot je ermee begint. Wie beslist er mee, wat mag het kosten, waar ga je zitten en hoe zorg je dat de collega’s van de werkvloer en die van kantoor allebei een goede avond hebben? In deze gids lopen we het hele traject door, van het eerste overleg tot de evaluatie achteraf.
Je krijgt een stappenplan met tijdlijn, concepten per seizoen en per type bedrijf, keuzes voor catering en entertainment en uitleg over budget en de werkkostenregeling. Wij zijn Smaakmakers Events, eventbureau en cateraar uit Overijssel. Vanuit Twente werken we door heel Nederland, voor groepen van ongeveer 50 tot ruim 500 gasten. Wil je na het lezen je personeelsfeest organiseren met een partner die het vaker doet? Dan denken we graag mee.
Een personeelsfeest organiseren begint niet bij de DJ of de foodtruck, maar bij een paar nuchtere vragen. Wie die vroeg beantwoordt, maakt later sneller keuzes. Dit zijn de eerste vier stappen.
Spreek in die eerste fase ook het doel af. Een bedankje na een zwaar jaar vraagt iets anders dan een feest om twee vestigingen aan elkaar te laten wennen. Wie het doel helder heeft, kan elk voorstel daar later naast leggen.
Met budget en datum op papier begint het echte werk van personeelsfeest organiseren: de inhoud. Hier maak je de keuzes die het meest bepalen hoe de avond voelt.
Twijfel je tussen twee richtingen? Laat het team kiezen uit twee uitgewerkte voorstellen in plaats van uit tien losse ideeën. Dat scheelt weken overleg.
Een personeelsfeest organiseren zonder draaiboek betekent improviseren op de avond zelf. Wie deze stappen afloopt, hoeft dat nauwelijks. Dat is de echte winst van een goed draaiboek: jij kunt ook gewoon een drankje pakken met je collega’s.
Hoe ver vooruit je begint, hangt af van de groep en het seizoen. Ga je een personeelsfeest organiseren voor 150 tot 300 mensen in een drukke maand? Dan helpt dit schema. Bij een kleinere groep schuif je alles een stukje op.
Wil je een personeelsfeest organiseren in december? Vraag dan uiterlijk in september of oktober een offerte aan. Rond de feestdagen zijn goede locaties en leveranciers snel volgeboekt.
Het seizoen doet veel van het werk. In de zomer wil iedereen naar buiten, in de winter zoek je warmte en licht.
Zomerfeest of BBQ. Een barbecue blijft een van de makkelijkste formules voor een gemengde groep. Een BBQ-chef grilt ter plekke, gasten lopen rond en praten. Met lange tafels, sfeerlicht en een bar heb je een complete avond. Ga je in juli een personeelsfeest organiseren, zorg dan ook voor schaduw en genoeg water. Ideeën vind je bij een zomerbarbecue organiseren.
Winterfeest. Rond het einde van het jaar werkt een winter BBQ verrassend goed: langzaam gegaard vlees, stoofpot van de grill, glühwein en warme chocolademelk. Met vuurkorven, heaters en een tent staat iedereen gewoon buiten. Een personeelsfeest organiseren in de winter hoeft dus niet per se binnen. Meer daarover lees je bij winter BBQ op locatie.
Tussen de seizoenen in kies je eerder voor een binnenfeest in je eigen hal of een gehuurde zaal. Dan wordt het concept belangrijker dan het weer.
Een personeelsfeest organiseren voor een productiebedrijf met drie ploegen is iets anders dan voor een kantoor met vijftig mensen. Kies een vorm die past bij hoe jullie werken.
Meer invulling nodig? In ons blog met ideeën voor een personeelsfeest werken we vijf concepten verder uit, met voorbeelden voor elk type team.
Eten en drinken bepalen voor een groot deel of mensen blijven hangen. Een personeelsfeest organiseren en dan bezuinigen op de catering is dus geen goed plan. De vorm is daarbij net zo belangrijk als het menu.
Vraag vooraf naar allergieën en dieetwensen. Vegetarisch en veganistisch horen er gewoon bij. Een overzicht van de allergenen die je moet kennen, vind je bij het Voedingscentrum.
Niet iedereen danst, en niet iedereen wil de hele avond aan de statafel staan. Met een goede mix vindt elke collega iets wat bij hem of haar past. Moet je een personeelsfeest organiseren voor een groep waarin de helft niet danst, plan dan activiteiten naast de dansvloer.
Ook food entertainment is een gespreksstarter, zoals De Smeermeneer met smeersels op brood en toast of De Moesjes van Soesjes met gevulde soezen. Meer inspiratie staat in 20 activiteiten voor een bedrijfsfeest.
De woorden worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een verschil in. Een personeelsfeest is voor je eigen mensen. Het doel is bedanken, verbinden en samen iets vieren. Soms mogen partners of kinderen mee. Een personeelsfeest organiseren doe je dus voor en met je eigen mensen.
Een bedrijfsfeest is breder. Denk aan de opening van een nieuw pand, een jubileum waar ook klanten en leveranciers komen of een avond voor relaties. Daar speelt de uitstraling van je bedrijf een grotere rol en is het programma vaak formeler.
Voor de organisatie maakt dat uit. Bij een personeelsfeest mag het losser: minder protocol, meer ruimte om te ontspannen. Met externe gasten denk je eerder aan ontvangst, presentaties en representatieve aankleding. Organiseer je iets voor relaties, kijk dan ook bij jubileumfeest of openingsfeest.
Een tussenvorm komt ook voor: overdag een open dag voor klanten, ’s avonds een feest voor het personeel. Dat kan prima op dezelfde plek, met dezelfde opbouw.
Begin met een totaalbudget en verdeel dat over posten: locatie, eten en drinken, entertainment, techniek, aankleding en een reserve. Zo zie je snel waar je kunt schuiven. Een personeelsfeest organiseren zonder vaste budgetafspraak levert achteraf bijna altijd discussie op. Op eigen terrein bespaar je op huur, maar komen er vaak posten bij, zoals een tent, toiletten of extra stroom.
Fiscaal valt een personeelsfeest meestal onder de werkkostenregeling. Daarmee kun je als werkgever een deel van de loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Hoe dat voor jullie uitpakt, hangt af van je andere personeelskosten en van waar het feest plaatsvindt. De actuele regels staan bij de Belastingdienst.
Overleg vooraf met je boekhouder, dan weet je waar je aan toe bent voordat je tekent. Meer achtergrond lees je in ons artikel is een bedrijfsfeest aftrekbaar.
Voor de Summer Party van Rosen Group zetten we een foodtruckfestival neer als personeelsfeest. Geen zaal met vaste tafels, maar een terrein waar collega’s konden rondlopen, eten halen en blijven hangen.
Naast de foodtrucks stond er antipasti klaar. Olievaten en vlaggetjes gaven het terrein een festivalsfeer en een zeecontainer werd de bar. Dat soort elementen maakt het verschil tussen een feest dat prima is en een feest waar mensen het nog weken over hebben.
Wat je hiervan kunt meenemen: een duidelijk concept maakt keuzes makkelijk. Festival betekent losse eetmomenten, aankleding met karakter en ruimte om te bewegen. Meer projecten zie je bij onze cases.
Wil je zelf een personeelsfeest organiseren in festivalstijl? Kies dan drie of vier elementen die het beeld bepalen, zoals de bar, de verlichting en de trucks, en laat de rest eenvoudig. Dat houdt het betaalbaar en het terrein overzichtelijk.
Je kunt alles zelf regelen, maar bij een groep van een paar honderd mensen wordt het een flinke klus naast je gewone werk. Liever niet alleen een personeelsfeest organiseren? Wij nemen het over, helemaal of voor een deel.
We werken met lokale leveranciers en seizoensproducten, gebruiken herbruikbaar servies en houden food waste laag. Een keuken of vaste stroom op de locatie is niet nodig, want we werken met mobiele keukens.
Personeelsfeest organiseren raakt aan veel onderwerpen en deze gids is het startpunt. Wil je dieper op een onderdeel in? Op deze pagina’s werken we het verder uit.
Voor een groep van een paar honderd mensen in een drukke maand zoals juni of december begin je het liefst vier tot zes maanden vooraf. Dan heb je nog keus in locaties, data en leveranciers. Voor een kleinere groep of een rustigere periode is drie maanden meestal genoeg. Wil je een personeelsfeest organiseren rond de feestdagen, dan begin je beter nog wat eerder. Wacht niet te lang met het vastleggen van de datum: dat is de keuze waar de rest van afhangt.
Ja, en dat gebeurt vaak. Een hal, parkeerplaats of binnenplaats wordt met een tent, sfeerlicht, statafels en een bar een feestlocatie. Je moet wel meer zelf regelen: stroom, toiletten, parkeren en een plan B bij slecht weer. Wij werken met mobiele keukens en hebben geen vaste keuken of stroom nodig. In onze gids over een personeelsfeest op eigen locatie lees je waar je op let.
Bij een groep met verschillende leeftijden, afdelingen en smaken werkt een losse opzet meestal het best. Een bedrijfsfestival met foodtrucks of een BBQ op locatie laat mensen zelf kiezen wanneer ze eten, met wie ze praten en of ze gaan dansen. Voeg een paar activiteiten toe voor wie niet danst, zoals een cocktailworkshop of casinotafels. Zo vindt iedereen zijn plek zonder dat het programma strak hoeft.
Vraag ze uit bij de aanmelding, met een open veld voor allergieën. Geef de lijst door aan je cateraar zodra de aanmeldtermijn sluit. Wij houden rekening met allergieën en zorgen voor vegetarische en veganistische gerechten. Bij een buffet of foodtruck is het handig om bij elk gerecht aan te geven wat erin zit, zodat gasten niet steeds hoeven te vragen.
Begin bij het doel: bedanken, verbinden of iets vieren. Daarna volgen de praktische vragen. Hoeveel mensen verwacht je, mogen partners of kinderen mee en welk budget is er? Feest je op je eigen terrein of op een externe locatie? En wie in je bedrijf neemt de beslissingen? Als die antwoorden op papier staan, kun je gericht offertes opvragen en vergelijk je voorstellen op dezelfde punten.
We werken meestal voor groepen van ongeveer 50 tot ruim 500 gasten. Bij grote aantallen kiezen we vaak voor meerdere uitgiftepunten, zoals een combinatie van foodtrucks en een BBQ, zodat niemand lang in de rij staat. Kleinere zakelijke bijeenkomsten komen ook voor. Wil je een personeelsfeest organiseren voor een groep die buiten die marge valt? Vertel ons wat je in gedachten hebt, dan kijken we samen welke opzet past bij jouw groep en locatie.
Heb je een datum in gedachten of wil je eerst sparren over de opzet? Bel ons op 085 0645059 of mail naar info@smaakmakersevents.nl. We denken mee over concept, catering en planning en sturen je daarna een voorstel. Weet je al wat je wilt? Vraag dan direct een vrijblijvende offerte aan.
