Een personeelsfeest op eigen locatie geeft je iets wat geen zaal kan bieden: collega’s vieren op de plek waar ze elke dag samen werken. De hal waar normaal heftrucks rijden, wordt een dansvloer. De parkeerplaats wordt een festivalterrein. Dat voelt anders dan een avond in een gehuurd zaaltje.
Het vraagt wel meer voorbereiding. Op je eigen terrein staat niets klaar: geen keuken, geen bar, geen toiletten voor honderden mensen. Op deze pagina lopen we alles door wat je moet regelen, van plattegrond en stroom tot geluid, weer en een eventuele vergunning. Smaakmakers Events verzorgt catering en feesten op locatie vanuit Twente door heel Nederland, ook op plekken zonder keuken of vaste stroom. Met deze checklist wordt een personeelsfeest op eigen locatie een stuk overzichtelijker.
Sta je nog aan het begin en twijfel je tussen je eigen terrein en een externe zaal? Lees dan eerst ons stappenplan voor een personeelsfeest organiseren. Daar zetten we beide opties naast elkaar. Hieronder gaan we uit van de keuze voor een personeelsfeest op eigen locatie.
Een personeelsfeest op eigen locatie is niet automatisch goedkoper. Je bespaart op zaalhuur, maar betaalt voor tent, meubilair, toiletten en techniek. Reken het dus allebei door voordat je kiest.
Niet elk terrein leent zich ervoor. Is er te weinig ruimte, ligt alles vol met materiaal of kun je het werk die dag niet stilleggen? Dan is een externe locatie verstandiger. Ook dat is een prima uitkomst.
Voor elk personeelsfeest op eigen locatie geldt: loop met een plattegrond of een luchtfoto van het terrein rond en teken in waar alles komt. Dat klinkt overdreven, maar het is de snelste manier om problemen te zien voordat ze er zijn.
Houd looproutes en nooduitgangen vrij en zet afgesloten bedrijfsruimtes duidelijk af. Een personeelsfeest op eigen locatie betekent niet dat iedereen overal mag komen.
De meeste bedrijfsterreinen hebben geen keuken die geschikt is voor honderden gasten. Dat hoeft geen probleem te zijn. Wij werken met mobiele keukens en hebben geen vaste keuken of stroomaansluiting nodig om te koken.
Voor een personeelsfeest op eigen locatie passen een paar vormen bijzonder goed. Een BBQ met een BBQ-chef die ter plekke grilt, zie BBQ catering op locatie. Een barbecue foodtruck die gewoon het terrein op rijdt. Of een buffet, walking dinner of foodstations met live cooking, zoals bij onze catering op locatie.
Licht, geluid en koeling hebben wel stroom nodig. Vraag je technische dienst welke aansluitingen je mag gebruiken en hoeveel ze kunnen hebben. Is dat te weinig, dan kijken we samen naar een oplossing. Bespreek het in elk geval vroeg, want het bepaalt waar de bar en het podium kunnen staan.
Een hal of loods is een goede basis, maar vaak kaal. Met een paar ingrepen verandert de sfeer volledig.
Bij een personeelsfeest op eigen locatie in de winter werkt een winter BBQ met glühwein, warme chocolademelk en vuurkorven goed. Dan sta je gewoon buiten, ook in december. Zet de vuurkorven wel op een vaste, veilige plek, uit de buurt van tentdoek en looproutes.
Denk bij de aankleding ook aan je eigen spullen. Een heftruck met lichtsnoeren of je eigen producten als decor maakt het feest herkenbaar als jullie feest.
Bij een personeelsfeest op eigen locatie zijn dit de onderwerpen waar je pas aan denkt als het misgaat. Regel ze daarom als eerste.
Liggen er woningen dicht bij je terrein? Overweeg dan een silent disco. Iedereen danst met een koptelefoon, de buren horen bijna niets en je kunt langer doorgaan. Spreek ook af tot hoe laat de muziek binnen of buiten speelt.
Een personeelsfeest op eigen locatie met kinderen erbij vraagt nog meer aandacht voor het verkeer op het terrein. Zet een afzetting rond de plek waar auto’s rijden.
Wie buiten feest, heeft te maken met het Nederlandse weer. Een plan B is daarom geen luxe maar onderdeel van de planning. Plan je een personeelsfeest op eigen locatie in het voorjaar of najaar, reken dan op elk soort weer op dezelfde dag.
Kijk een week van tevoren naar de weersverwachting van het KNMI en spreek een beslismoment af, bijvoorbeeld twee dagen vooraf. Wie neemt dan de knoop door? Leg dat vast in je draaiboek.
Een personeelsfeest op eigen locatie heeft hier een voordeel: je hal of kantine is je plan B. Houd die ruimte op de dag zelf vrij en ingericht, dan kun je snel schuiven.
Op je eigen terrein ben je zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van je gasten. Dat klinkt zwaar, maar met een paar afspraken kom je een heel eind.
Vraag ook bij je verzekeraar na of een personeelsfeest op eigen locatie onder je bestaande polis valt. Het kost een telefoontje en geeft rust.
Wijs voor je personeelsfeest op eigen locatie één collega aan die op de avond eindverantwoordelijk is voor de veiligheid. Iemand die het terrein kent, weet waar de hoofdschakelaar zit en de sleutels van alle ruimtes heeft.
Een feest op je terrein bouw je niet in een uur op. Tent, bar, keuken, verlichting en meubilair hebben tijd nodig, en na afloop moet alles weer weg.
Bij ons doet het team de opbouw en de afbouw, en heb je op de dag één aanspreekpunt. Zo hoef je zelf niet met de leveranciers te bellen terwijl je gasten binnenkomen.
Een personeelsfeest op eigen locatie loopt het soepelst als je bedrijfsleiding vroeg weet wat er gebeurt. Zet de opbouwtijden in de interne planning.
SELO vierde zijn 75-jarig jubileum niet in een feestzaal, maar op het eigen terrein. Medewerkers kwamen samen met hun families, op de plek waar ze dagelijks werken.
Dat laat zien waar een personeelsfeest op eigen locatie sterk in is. Een jubileum gaat over de geschiedenis van het bedrijf, en die zit in de gebouwen en de mensen. Families krijgen een kijkje achter de schermen en collega’s laten trots zien wat ze doen.
Plan je zelf een feest met families erbij? Begin dan eerder op de dag, zodat kinderen er ook iets aan hebben. Zorg voor eten dat jong en oud lust, voor een plek waar ouders even kunnen zitten en voor iets te doen voor de kinderen, zoals een rondleiding door het bedrijf. Lees meer over vergelijkbare feesten bij jubileumfeest.
Voor de Summer Party van Rosen Group bouwden we een foodtruckfestival als personeelsfeest. Er stond antipasti klaar, olievaten en vlaggetjes gaven het terrein sfeer en een zeecontainer deed dienst als bar.
Zo’n zeecontainer is een mooi voorbeeld van wat op een bedrijfsterrein goed werkt. Het past bij een omgeving met loodsen en asfalt, en het geeft de bar meteen een herkenbare plek. Je hoeft een industriële omgeving niet weg te poetsen. Je kunt er juist op inspelen. Voor een personeelsfeest op eigen locatie is dat misschien de belangrijkste les: gebruik wat er al staat.
Wil je een personeelsfeest op eigen locatie in festivalstijl? Combineer dan een paar foodtrucks met een bar die opvalt en een terrein met vlaggetjes en sfeerlicht. Bekijk meer voorbeelden bij onze cases.
Alles van deze pagina op een rij. Print hem uit en loop hem met je team door.
Twaalf punten, en met elk punt dat je afvinkt wordt de dag rustiger. Wil je weten wat er verder bij een personeelsfeest komt kijken, zoals budget, programma en uitnodigingen? Dat staat in onze gids personeelsfeest organiseren.
Je kunt alles zelf regelen, maar het is veel werk naast je gewone baan. Wij nemen het over, helemaal of voor een deel.
We werken met lokale leveranciers en seizoensproducten, gebruiken herbruikbaar servies en houden food waste laag. Met allergieën, vegetarische en veganistische wensen houden we rekening. Klaar om te beginnen? Vraag een vrijblijvende offerte aan.
Deze pagina gaat over de praktijk op je eigen terrein. Voor het hele traject, van tijdlijn en budget tot concepten en entertainment, lees je ons stappenplan personeelsfeest organiseren. Zoek je inspiratie voor het eten? Bekijk dan BBQ voor grote groepen of een bedrijfsfestival met foodtrucks.
Niet altijd. Je betaalt geen zaalhuur, maar op je eigen terrein moet je alles laten komen: tent, meubilair, bar, toiletten, verlichting en geluid. Bij een kleine groep in een bestaande kantine kan het voordeliger uitvallen. Bij een grote groep buiten op het terrein tellen tent, toiletten en techniek flink mee. Vraag een offerte aan voor beide opties, dan zie je waar het verschil zit en wat je ervoor terugkrijgt.
Nee. Wij werken met mobiele keukens en hebben geen vaste keuken of stroomaansluiting nodig om te koken. Een BBQ met BBQ-chef, foodtrucks, een buffet of foodstations met live cooking kunnen allemaal op een parkeerplaats of in een hal. Je hebt wel een vlakke, bereikbare plek nodig waar we kunnen opbouwen. Voor licht, geluid en koeling is stroom nodig, dat stemmen we vooraf met je af.
Dat verschilt per gemeente en per situatie. Check daarom bij je eigen gemeente of je een melding moet doen of een vergunning nodig hebt. Geef daarbij aan hoeveel gasten je verwacht, van hoe laat tot hoe laat het feest duurt, of er een tent komt en of er versterkte muziek is. Doe dat ruim op tijd, zodat je niet in de laatste weken voor verrassingen staat.
Zorg dat er altijd genoeg overdekte ruimte is voor alle gasten tegelijk. Dat kan een tent zijn, je eigen hal of een combinatie. Kijk een week vooraf naar de weersverwachting en spreek af wie op welk moment beslist of je naar plan B gaat. Heaters en vuurkorven helpen bij kou, schaduw en water bij hitte. Zet het hele plan B in je draaiboek.
Ja, en dat is een van de sterkste redenen om op je eigen terrein te feesten. Partners en kinderen zien waar hun familielid werkt, en collega’s laten trots hun werkplek zien. Begin dan wel eerder op de dag, zorg voor eten dat kinderen ook lusten en zet het terrein goed af waar auto’s of machines staan. Het jubileum van SELO is een voorbeeld van zo’n feest met families.
Dat hangt af van wat er komt te staan. Een paar foodtrucks en statafels staan snel, een grote tent met bar, verlichting en geluid vraagt meer tijd. Vaak begint de opbouw de dag ervoor of in de ochtend. Spreek met je bedrijfsleiding af wanneer leveranciers het terrein op mogen en waar ze kunnen lossen, zeker als er gewoon gewerkt wordt.
Heb je een terrein, een hal of een parkeerplaats in gedachten? Bel ons op 085 0645059 of mail naar info@smaakmakersevents.nl. We kijken samen wat er kan en sturen je daarna een voorstel.
