Een eindejaarsfeest organiseren is iets anders dan een kerstfeest plannen. Je viert dat het jaar erop zit, wat je samen hebt bereikt en dat er een nieuw jaar aankomt. Daar heb je geen kerstbomen of kerstmuziek voor nodig, en dat maakt het feest toegankelijk voor iedereen in je organisatie.
Smaakmakers Events organiseert zulke feesten van het eerste gesprek tot de afbouw, voor groepen van ongeveer 50 tot 500+ gasten. We werken vanuit Overijssel en Twente en door heel Nederland. Hieronder lees je welke vormen er zijn, wanneer je het kunt houden, hoe je een terugblik op het jaar in het programma verwerkt en hoe de organisatie stap voor stap verloopt. Eindejaarsfeest organiseren hoeft geen maanden gedoe te zijn, als je het in een vaste volgorde aanpakt en weet wie wat doet.
In veel teams viert niet iedereen kerst. Collega’s hebben verschillende achtergronden, geloven of gewoonten. Een feest vol kerstversiering en kerstliedjes voelt dan niet voor iedereen als hun feest. Een eindejaarsfeest lost dat op: het onderwerp is het jaar dat jullie samen hebben gehad, en dat geldt voor iedereen.
Neutraal hoeft niet saai te zijn. Je kunt nog steeds kiezen voor winterse warmte, met vuurkorven, sfeerlicht en goed eten. Alleen de kerstsymboliek laat je weg. Wil je die juist wel, dan past een kerstfeest voor je bedrijf beter. En zoek je vooral een activiteit op een middag, kijk dan bij het bedrijfsuitje met kerst.
Ga je een eindejaarsfeest organiseren, vraag dan vooraf in je team wat mensen belangrijk vinden. Een korte peiling over datum, eten en alcohol helpt om niemand buiten te sluiten.
December is voor veel mensen een volle maand, met verplichtingen op het werk en thuis. Daarom kiezen sommige organisaties ervoor het feest naar januari te verschuiven. Wil je een eindejaarsfeest organiseren in januari, dan combineer je de terugblik met een nieuwjaarsmoment. Je viert dan het afgelopen jaar en trapt meteen het nieuwe af. Locaties en leveranciers hebben in januari doorgaans meer ruimte, en mensen kijken na de feestdagen uit naar iets gezelligs.
Een andere optie is het feest te koppelen aan je boekjaar. Loopt dat niet gelijk met het kalenderjaar, dan sluit je het af op het moment dat voor jouw bedrijf echt het einde van een periode markeert.
Hoort er vooral een glas en een goede toespraak bij, dan is een nieuwjaarsborrel op locatie een lichtere variant. Voor een volledige avond met eten, programma en muziek blijft een eindejaarsfeest de betere keuze.
Bij eindejaarsfeest organiseren voor een grote groep denken veel mensen meteen aan een zaal met diner. Een festival is een sterk alternatief voor groepen die van een losse sfeer houden. Je richt een terrein of hal in met verschillende plekken: foodtrucks, een bar, een podium voor live muziek en zitplekken rond de vuurkorven. Gasten lopen rond, eten waar ze zin in hebben en zoeken zelf hun plek.
Bij de Summer Party van Rosen Group pasten we dat principe toe met een foodtruckfestival, olievaten, vlaggetjes en een zeecontainer als bar. Dat was in de zomer, maar het idee werkt in de winter net zo goed. Je voegt tenten, heaters en sfeerlicht toe en zet warme gerechten op het menu. Let wel op de indeling van de ruimte: duidelijke looproutes, genoeg zitplekken en de bar niet pal naast het podium.
Meer over deze vorm lees je bij bedrijfsfestival.
Een thema zonder kerst geeft het feest een herkenbare vorm. Twee thema’s die het goed doen aan het eind van het jaar zijn Great Gatsby en White Party. Ze werken omdat ze iets feestelijks hebben zonder aan een bepaalde feestdag vast te zitten. Een thema maakt eindejaarsfeest organiseren ook makkelijker: elke keuze over eten, muziek of aankleding toets je eraan.
Great Gatsby draait rond de sfeer van de jaren twintig: goud en zwart, veren, glitter, een swingende band of DJ en cocktails aan een stijlvolle bar. Gasten verkleden zich graag, wat de toon voor de avond meteen zet. Casinotafels passen er goed bij.
Een White Party is strakker en lichter. Iedereen komt in het wit, de aankleding volgt dat met witte stof, veel licht en groen. Het voelt fris, als een schone lei voor het nieuwe jaar. Dat maakt het thema geschikt voor een feest in januari.
Met aankleding, styling, sfeerlicht en techniek zorgen we dat het thema overal terugkomt, van de entree tot de bar.
Eten blijft de basis van elk feest en is bij eindejaarsfeest organiseren vaak de grootste post op de begroting. Je kiest vaak tussen een walking dinner en een diner aan tafel. Een walking dinner bestaat uit kleine gerechten die in rondes worden geserveerd. Gasten staan of zitten waar ze willen, praten met steeds andere collega’s en hoeven niet de hele avond naast dezelfde persoon te zitten.
Een gangenmenu met bediening is formeler. Het geeft rust en een duidelijk ritme, met natuurlijke momenten voor een toespraak tussen de gangen. Shared dining zit ertussenin: schalen op tafel die je deelt.
Interactieve foodstations met live cooking zijn een goede middenweg voor grote groepen. Ze houden de avond in beweging en iedereen kiest zelf. Op de pagina over catering op locatie lees je hoe we dat opzetten.
Wil je het jaar écht samen afsluiten, dan kun je het feest combineren met een overnachting. Overdag doe je een activiteit of een korte sessie over het nieuwe jaar, ’s avonds volgt het feest en de volgende ochtend ontbijt je samen.
Het grote voordeel is dat niemand na het feest nog naar huis hoeft. Mensen blijven langer, praten rustiger door en er is geen gedoe met vervoer laat op de avond. Het vraagt wel meer voorbereiding: kamerindeling, een programma over twee dagen en rekening houden met collega’s die niet kunnen blijven slapen.
Hoe we zo’n meerdaags programma aanpakken, lees je bij bedrijfsuitje met overnachting. Geef mensen de keuze om na het diner naar huis te gaan, dan voelt niemand zich verplicht. Een overnachting past goed bij teams die verspreid werken en elkaar het jaar door weinig zien.
Een eindejaarsfeest organiseren voor een paar honderd mensen is een project. Met een vaste volgorde houd je het overzichtelijk. Zo werken wij:
Je hebt de hele tijd één aanspreekpunt. Dat scheelt je losse afspraken met een cateraar, een DJ, een verhuurbedrijf en een stylist. Zo blijft eindejaarsfeest organiseren overzichtelijk, ook als je het naast je gewone werk doet. Waarom uitbesteden vaak tijd scheelt, lees je bij een bedrijfsfeest laten organiseren.
Begin je met eindejaarsfeest organiseren, kies dan vroeg de locatie, want veel andere keuzes volgen daaruit. De locatie bepaalt voor een groot deel hoe het feest voelt. Een hal of loods geeft ruimte voor een festival of themafeest. Een sfeervolle zaal past beter bij een diner. Een eigen terrein heeft als voordeel dat mensen het feest vieren op de plek waar ze het hele jaar werken. Dat maakt het persoonlijk.
Het jubileumfeest voor 75 jaar SELO vond plaats op het eigen terrein, met een feest voor medewerkers en hun families. Dat werkt ook bij een eindejaarsfeest, zeker als je partners of kinderen uitnodigt.
Een keuken of vaste stroom is niet nodig. We werken met mobiele keukens, tenten en eigen techniek. Let wel op bereikbaarheid, parkeren en de afstand voor collega’s. Handige tips vind je bij een locatie kiezen voor je bedrijfsfeest en bij een feest op eigen locatie.
Het verschil tussen een eindejaarsfeest en een gewoon personeelsfeest is de terugblik. Je staat even stil bij wat jullie samen hebben neergezet. Dat hoeft niet lang of zwaar te zijn, maar het geeft het feest betekenis. Juist dat maakt eindejaarsfeest organiseren anders dan zomaar een feest plannen: je hebt een verhaal om te vertellen.
Plan de terugblik vroeg op de avond, bijvoorbeeld tussen de ontvangst en het eten. Dan luistert iedereen nog en heb je daarna de rest van de avond om te feesten. Laat ook eens een collega van de werkvloer iets vertellen in plaats van alleen de directie. Dat maakt het persoonlijker.
Een eindejaarsfeest trekt vaak een bonte groep: jong en oud, kantoor en werkvloer. Het programma moet voor al die mensen werken. Een DJ die de zaal goed leest, kan schakelen tussen achtergrondmuziek tijdens het eten en een volle dansvloer later. Een liveband geeft meer sfeer, maar vraagt meer ruimte en techniek.
Niet iedereen wil dansen. Bij eindejaarsfeest organiseren voor zo’n gemengde groep is afwisseling belangrijker dan een strak programma. Casinotafels, een cocktailworkshop aan de bar of een silent disco geven mensen iets te doen zonder dat ze op de dansvloer hoeven te staan. Ook een rustige hoek met zitplekken rond de vuurkorf wordt door veel gasten gewaardeerd.
Licht, geluid, bars en entertainment regelen we vanuit één plek. Inspiratie voor de rest van het programma staat in 20 activiteiten voor een bedrijfsfeest.
Wie inclusief wil zijn bij het eindejaarsfeest organiseren, begint bij het eten. Vraag bij de aanmelding naar allergieën en wensen, zodat je weet wat er nodig is. Allergieën, vegetarisch en veganistisch: daar passen we het menu op aan. Meer achtergrond over allergenen vind je bij het Voedingscentrum.
Denk ook aan drinken. Niet iedereen drinkt alcohol, om welke reden dan ook. Een paar goede alcoholvrije opties aan de bar, zoals mocktails of een warme drank, maken dat iedereen met iets lekkers in de hand staat. Dat voelt gastvrijer dan alleen fris. Bij een walking dinner of foodstations kun je per gerecht aangeven wat erin zit, wat het voor gasten met een allergie een stuk makkelijker maakt.
Onze ingrediënten komen zo veel mogelijk van lokale leveranciers en volgen het seizoen. We letten op food waste en serveren op herbruikbaar servies. Voor een feest in de winter betekent dat warme, stevige gerechten met wat er dan op zijn best is.
Kies je voor december, begin dan op tijd. Die maand is druk voor locaties en leveranciers. Vraag bijvoorbeeld in september of oktober een offerte aan voor een datum in december. Voor een feest in januari heb je vaak iets meer ruimte, maar ook dan is het slim om de datum voor de zomer vast te leggen.
Bepaal vooraf wat je per persoon wilt besteden en welke posten daaronder vallen: eten en drinken, locatie, techniek, entertainment en eventueel vervoer of overnachting. Met een helder kader maken we een voorstel dat past. Kies je voor een overnachting, reken dan op wat meer voorbereidingstijd voor kamers en vervoer.
Over de fiscale kant geven we geen advies. Algemene informatie vind je bij is een bedrijfsfeest aftrekbaar. Leg je situatie verder voor aan je boekhouder of adviseur.
Past een volledig feest niet bij je team, dan zijn er andere manieren om het jaar af te sluiten. Een kerstborrel op het werk is kort en makkelijk te organiseren. Voor een nieuwjaarsmoment kijk je bij de nieuwjaarsborrel op locatie.
Wil je juist wel een kerstthema, lees dan alles over het kerstfeest voor je bedrijf. En zoek je een middag met workshops of een citygame, kijk dan bij het bedrijfsuitje met kerst.
Voor een feest in december begin je het liefst in het voorjaar of de zomer met het kiezen van een datum. Vraag bijvoorbeeld in september een offerte aan voor een avond in december, want die maand is druk. Kies je voor januari, dan heb je vaak meer keuze in locaties en leveranciers. Ook dan loont het om de datum ruim van tevoren vast te leggen.
Een kerstfeest heeft kerst als thema, met bijbehorende aankleding, muziek en eten. Een eindejaarsfeest viert het einde van het jaar zonder die kerstsymboliek. Daardoor voelt het voor collega’s die geen kerst vieren net zo goed als hun feest. Het kan ook in januari of bij de afsluiting van je boekjaar. Qua vorm kun je dezelfde kant op: diner, festival of themafeest.
Ja, dat kan prima. Je combineert dan de terugblik op het afgelopen jaar met een start van het nieuwe. Mensen hebben de drukte van december achter de rug en hebben vaak meer zin in een feest. Een White Party past goed bij die frisse start. Wil je het kleiner houden, dan is een nieuwjaarsborrel een alternatief.
Voor groepen van een paar honderd mensen werkt een opzet met meerdere plekken vaak het best. Denk aan een bedrijfsfestival met foodtrucks, een bar, een podium en zitplekken rond de vuurkorven, of foodstations in plaats van een diner aan tafel. Zo hoeft niemand lang te wachten en mengen mensen vanzelf. Een duidelijke opening met een korte terugblik houdt de groep toch bij elkaar.
Thema’s zonder kerstsymboliek werken het best. Great Gatsby, met goud, zwart en jaren twintig, is altijd populair. Een White Party is lichter en past goed bij januari. Een bedrijfsfestival met foodtrucks en live muziek is minder een thema dan een vorm, maar geeft net zo goed een herkenbare sfeer. We werken het thema door in aankleding, eten en muziek.
Houd het kort en plan het vroeg op de avond. Een speech van ongeveer vijf minuten, met een bedankje en een paar concrete hoogtepunten, werkt beter dan een lange presentatie. Een diashow met foto’s van het jaar of een fotowand bij de entree geeft extra gespreksstof. Daarna laat je de avond los en gaat het feest beginnen.
Ja. Allergieën en vegetarische of veganistische wensen nemen we altijd mee. Vraag ze vooraf uit bij de aanmelding, dan nemen we ze mee in het menu. Voor gasten die geen alcohol drinken adviseren we een paar goede alcoholvrije opties aan de bar, zoals mocktails of een warme drank. Zo staat iedereen met iets lekkers in de hand.
Eindejaarsfeest organiseren met Smaakmakers Events begint met een gesprek. Vertel ons hoeveel gasten je verwacht, welke periode je in gedachten hebt en of je wel of geen kerstsfeer wilt. Dan maken we een voorstel met vorm, eten, programma en planning. Bellen kan via 085 0645059, mailen naar info@smaakmakersevents.nl.
